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浅析基于ERP构建全面预算管理信息系统的理论与实践

2010-01-19 08:42:13

  系统化和战略化管理是现代企业管理的高级形式,其中“系统化”要求各种管理行为的有机融合而非简单集合, “战略化”则要求前瞻、有序而非“救火队”式应急。为此,国有大、中型企业已经普遍施行全面预算管理,集中整合企业业务与资金,科学预期效益目标,合理筹划资源配置,正确引导绩效评价。伴随着全面预算管理的实施,企业管理信息呈激增态势,因而同步开展的信息化支撑系统建设也从未停止过。

  一、信息系统对全面预算管理支持的现状

  全面预算管理信息系统建设经历了手工(电子表格)阶段与信息系统阶段,但传统的信息系统实施成效并不令人满意,主要表现在以下几个方面:

  1、传统信息系统工具与全面预算管理任务存在差别,导致不能对全面预算管理提供完整支持

  全面预算管理支持企业决策,以中央控制为手段,向企业经营前端责任单元分解战略目标压力,主要关注责任单元的成本效益而非一线的作业,主要传导战略指令而非根据市场变化进行的策略调整,主要强调内部比较而非竞争对手之间的情况。也就是说,全面预算管理以为高层管理者提供决策支持为目的。而传统的信息系统工具关注实际运行结果、运行细节以及市场智慧,提供客户行为信息、销售细节信息和核算基础信息,也就是说,传统信息系统工具是业务系统,其思想根据实际发生情况而构建,并非对目标进行分解。

  因此,传统的信息系统工具对预算管理的支持不在战略层面,只在执行层面,也就无法落实系统化目标。

  2、传统信息系统工具存在缺陷,管理手段落后,不能适应全面预算管理系统化、战略化目标要求

  企业开展全面预算管理所采用的方式(或工具)主要是电子表格和财务管理软件,二者都存在相应的缺陷。

  (1)电子表格管理方式。利用电子表格(主要是Microsoft Excel)进行预算管理,是通过在单元格之间建立链接关系,避免大量的手工基础运算,在汇总效率方面体现了电子化管理的优势。但电子表格的缺陷也很明显,首先,预算涉及内容广、部门多、指标间勾稽关系复杂,导致预算编制周期长,需要化费大量的人力和时间:第二,预算执行和实时控制难度大,无法按照各责任单元设置具体预算标准进行实时控制,进而难以进行预算分析,及时采取调整措施;第三,电子表格信息难以集成与共享,不支持预算跟踪,安全性较弱,协调性不强,不能满足强调过程控制的全面预算管理要求。

  (2)财务管理软件方式。目前,一些功能强大的财务管理软件具有预算管理模块,通过输入财务具体数据和详细的财务关系,输出信息可以基本满足企业特定的预算汇总、集成的需要。但管理软件一般也存在明显的缺陷:首先,财务管理软件脱离了业务预算过程,输出的信息仍然是孤立的,无法对业务形成支撑,不能体现预算合理配置资源的内涵;第二,财务管理软件大都缺少对战略目标管理的支持,数据来源依据性不强,没有体现分解战略目标的思想;第三,财务管理软件多以会计核算为基础,未能深入企业经营业务,通用和共享性仍未解决,本质上还只是事后控制,并未实现真正意义上的事前计划和事中控制,不能充分发挥全面预算管理的核心控制地位。

  二、ERP(Enterprise Resource Planning,企业资源计划)是现代化企业级信息系统的代表,可以有效调配企业资源,整合海量管理信息,实现系统化、战略化管理目标

  1、ERP的内涵包括管理思想、软件产品、管理系统三个层次

  ERP是建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想为企业运行提供手段的管理平台。ERP系统集信息技术与先进的管理思想于一身,反映新时代对企业合理调配资源、最大化创造社会财富的要求,成为企业在信息时代生存、发展的基石。

  (1)管理思想:ERP是由美国著名计算机技术咨询和评估集团Garter Group Inc.提出的一整套企业管理系统体系标准,其实质是在MRPⅡ(Manufacturing Resources Planning,生产资源计划)基础上进一步发展而成的面向供应链(Supply Chain)的管理思想;

  (2)软件产品:ERP是综合应用了客户机/服务器体系、关系数据库结构、面向对象技术、图形用户界面、第四代语言(4GL)、网络通讯等信息产业成果,以ERP管理思想为灵魂的软件产品;

  (3)管理系统:ERP是整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。

  2、ERP是管理思想和信息技术互成因果、互相促进的产物

  计算机技术的发展为企业建立管理信息系统,甚至对改变管理思想起着不可估量的作用。管理思想的发展与信息技术的发展是互成因果的环路。实践证明,信息技术已在企业的管理层面扮演越来越重要的角色。

  信息技术对管理体系运作的支持可分作MlS(Management Information System,管理信息系统)、MRP(Material Require PIanning,物料需求计划)、MRPⅡ和ERP四个阶段。从MIS记录原始数据、支持汇总查询,到MRP对客户、物料、产品的管理,再到MRPⅡ对企业生产中心、加工工时、生产能力等方面的管理,直至ERP以及电子商务时代的ERP阶段,以信息技术为核心,包括财务预测、生产能力、调整资源调度等方面功能的企业级管理信息系统。这一进程恰恰也是管理思想的递进轨迹。

  3、ERP的作用集中体现在如何运用信息化手段配置、调整和使用企业资源

  企业发展的重要标志便是合理调整和运用资源。前ERP时代,企业的组织结构只能是金字塔形。部门间的协作交流较弱,资源状况相对模糊,资源的运行难以比较、把握和做出调整。ERP系统针对这些问题,为实现对企业资源的系统管理而设计。ERP的管理对象是企业生产设备、运输工具等硬件资源和人力、组织结构、商誉、融资能力等软件资源。通过ERP,使这些资源相互作用,构成企业生产经营、创造财富、实现价值的基础,同时也反映企业在竞争和发展中的地位。

  由此可见,ERP的应用的确可以有效地促进现代企业管理的现代化、科学化,适应系统化要求,全面预算管理对ERP的导入已经成为大势所趋。

  三、实现ERP与全面预算管理的融合,是基于ERP架构建设全面预算管理信息系统的根本保证

  构建基于ERP的全面预算管理信息系统,需要充分了解二者的相互关系,实现二者管理功能的融合。

  1、体现在数据层面的ERP与全面预算管理功能上的联系与区别

  与全面预算管理相比,ERP在功能上强调的是企业数据的集成与管理,侧重于基础数据管理,这是所有lT技术的核心;全面预算管理强调企业预算的分解预测与综合分析,侧重于目标管理,两者有联系,也有一定区别。从数据管理层面比较分析全面预算管理软件与ERP的关系,可以更加清晰地揭示二者的关系。

  ERP数据一般可分为三种类型:一是静态数据(或称固定信息),是生产活动开始之前就要准备的各类数据,如BOM(Bill of Material,物料清单)、工作中心能力、成本参数、工艺路线、物料可用量、仓库货位代码、会计科目设定等;二是动态数据(或称流动信息),是生产活动中发生的数据,这些数据不断发生并经常变动,如客户合同、库存记录等;三是中间数据(或称中间信息),是根据用户对管理工作的需要,由ERP系统综合上述静态和动态两类数据,经过运算形成的各种数据或报表,如主要生产计划和物料需求计划等。

  据此不难发现,基于ERP的数据功能,可以为全面预算管理提供以下信息:包含产品结构与BOM之间的数量关系数据,即产能信息:以前年度账务数据、报表数据,各种重要的历史数据;企业实际业务发生时记录业务的财务会计和管理会计数据等。

  但同时,ERP不能向全面预算管理提供所需要的政策性数据,如销售货款的回收政策、采购货物的付现政策和制造费用的分配政策等;ERP的数据库功能强大,文本信息处理能力相对较弱,不能使文本信息在决策层和各预算执行层之间反复进行调整。

  2、ERP与全面预算管理的整合已经具备了理论与技术条件,具有充分的可行性

  ERP与全面预算管理虽然存在一些差异,但二者体现了相同的核心理念,即合理配置企业资源,为企业创造价值,因此,ERP与全面预算管理的整合有其坚实的数据基础和充分的可行性。

  (1)一方面,ERP可以满足全面预算管理所需要的主要数据。ERP可以提供全面预算管理需要的历史数据,可以记录企业实际业务发生数据,这些数据可以满足全面预算在定制产品成本结构、分析历史数据、掌握实时执行数据的需要,对预算的编制、控制起到重要作用。ERP还可以集成预算所需的经济模型,对将来的计划销售量作出预测,通过与数据比较,运用经济模型分析未来经营结果的质量化差异。

  (2)另一方面,以财务管理为核心的全面预算管理在ERP中占有重要地位,是ERP事前计划与事中控制思想的重要实现手段。预算是计划工作的成果,它既是决策的具体化,又是控制生产经营活动的依据。“全面预算”观念已经将预算看成“使企业资源获得最佳生产率和获利率的一种方法”,也正是企业实施ERP战略追求的目标。

  (3)现有技术条件可以满足ERP与全面预算管理融合的要求。软件:目前的客户机服务器模式(C/S)已发展成熟,而浏览器服务器模式(B/S)也逐渐成为技术构架的主流结构,因此,软件开发平台成熟可行。硬件:目前高性能的网络组件、通信介质、存储设备大量涌现,高速度、大容量、高可靠性、低价格的硬件特性已经完全能够满足需要。

  对于在数据层面分析所体现出的ERP与全面预算管理存在的差异,是可以在具体的构建过程中通过技术手段予以完善。

  四、建立以ERP管理思想和管理架构为基础的全面预算管理信息系统

  以ERP管理思想和架构建立全面预算管理信息系统,需要从三个角度解决关键技术问题:在预算管理的基础上,将信息技术与预算管理结合,实现预算实时传递与反馈、动态调整与控制;从预算管理体系上,设计多维预算,信息技术的要求与之相适应;从预算管理流程上,实现模型化的多循环编制流程。

  1、基于ERP的预算管理信息系统基本框架

  综合考虑企业战略、企业资源、企业业务规则等因素,采用模型化的预算编制循环,设计高度集成的信息系统,用以保证预算的准确与科学。预算管理信息系统框架如图4-1。

  

图4-1 全面预算管理信息系统

 

  图4-1 全面预算管理信息系统

  2、全面预算管理信息系统设计要点

  (1)以生产销售循环为预算编制的起点。“生产销售”是企业产能配置与经营获利的起点,是最基本的发展资源,以生产销售预算为预算指标体系编制起点,可以为企业产能优化和营销战略的实施提供最根本的支持。

  (2)以财务指标循环为预算编制的中心。“财务指标循环”包括收入、成本、融资和投资等,其实质是利润核心。将利润核心作为预算指标体系的中心,可以使企业所有者、各级责任单元与企业经营活动联系起来,通过效用偏好性的引导,发挥各方能动性,提升企业整体竞争力。

  (3)以财务管理为中心集成各类业务预算。系统须通过财务与业务的天然集成性实现动态信息交互,达到资源优化配置。业务预算的协同可以通过财务信息交互来完成:下级责任中心制定预算指标,上级责任中心汇总预算指标,集团的预算管理委员会审批预算指标,然后逐层分解下达,有效避免预算松弛。

  (4)多种预算编制方法共用。除了固定预算、增量预算方法外,还需要提供弹性预算、零基预算、定额预算、滚动预算等方法,企业可以根据不同的业务需求,选用不同的预算方法,减少工作量,提高预算编制效率。

  (5)与绩效集成的预算考核评价。在细化到多级责任单元的预算指标与项目基础上,通过人力资源系统,将预算与个人绩效考评挂钩。系统比较预算执行结果与预算目标的差异,分析差异形成的原因,评价责任主体的业绩,保证预算目标的落实。

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