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OA软件系统成功实施五大原则

2011-10-31 09:46:27

    二十多年来,中国OA软件系统市场(又名oa、oa系统、办公自动化、协同软件),历经了众多知名厂商如微软、浪潮软件、九思(www.jiusi.net)软件、东软股份的持续耕耘,历经了从lotus、NET到JAVA的OA系统软件技术迁移,最重要的是历经了近10万企业和政府用户的前赴后继,行业内普遍的40%的客户低成功率,让软件厂商和企业的CIO们,痛定思痛,在实践过程中,不断总结教训、提炼经验、淬炼技术,专研OA软系统成功实施的基本理论和原则,截至现在,越来越多的客户开始基于以下的成熟的实施原则,组织OA软件系统的实施和部署,从而可以保障成功率大幅攀升到95%以上。

    考虑到多数选型OA软件系统的单位,都存在工作内容繁杂、地域跨度广阔、单位内员工的IT素质参差不齐、OA软件系统的应用范围涉及到全体员工、OA软件系统作为整体IT规划中的一部分存在而且是先行建设上线的系统,加上OA软件系统的建设涉及到的功能庞杂、可选项多,因此在OA软件系统的建设中应该坚持“整体规划、分步实施、突出重点、逐级推广、扩展集成”的指导方针;遵循的以业务为主,技术保障的项目实施方法论,把项目成功分解成选型成功、实施成功、应用成功和持续成功四个阶段,在不同的阶段提炼和关注不同的成功保障要素。

    1.OA软件系统的整体规划

    OA软件系统作为整体IT规划中的一部分存在,具有一定的前瞻性,又必须基于整体规划,在应用对接、门户统一、数据共享等方面具有相当的开放性、兼容性和扩展性。

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    企业整体信息化规划示意图
 

    OA软件系统涉及20多个应用模块,数千个功能点,如此大范围、多功能的系统也需要总体架构,支持横向扩展和纵向升级,支持系统各功能之间的关联性,支持系统的有机性。

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    OA软件系统整体架构规划示意图

 

    2.OA软件系统的分步实施


    OA软件系统技术成熟、功能繁多、性能稳定,但是考虑到数千个功能点在IT素质参差不齐的全员用户中推广,无疑是一场办公习惯和管理模式的变革,为降低项目的风险,采取持续变革的方式比采取一次革命的方式将更有助于成功;同时系统中涉及到即时通讯、电子签章等系统的联合集成部署,涉及到与原有OA等系统的数据迁移、与原有业务系统的集成和接口开发工作、以及将来与其他子系统对接等工作,因此从实施目标、范围、深度、部署方式、部署节奏等多角度,进行分步实施规划将是最好的策略。


    3.OA软件系统的突出重点

    OA软件系统的推广是一场全员工作行为的变革,如何在持续变革中,确保“边建设、边受益”,降低核心收益的实现风险,并且最终赢得总体成功?对于OA软件系统来讲,易用性和黏着度是关键,其中高黏着度是因为用户在这里通过核心的功能模块解决基础管理中的主要问题、重点问题,实现用户想用的目标;而易用性确保了用户学习量低、易理解、操作便捷,解决了用户愿意用的目标。

    一期的OA软件系统的核心应用,包括但不限于以下:流程审批、公文管理、信息发布、协同工作、信息中心、知识管理、邮件收发、即时通讯、常用工具、企业论坛、项目管理、关联人员、关联系统等。

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    OA软件系统关键功能应用图示
 

    4.OA软件系统的逐级推广


    产品和技术不是项目成功的全部保障,OA软件系统在单位全员中的推广是一个逐级和持续的过程,在不同的阶段、紧盯不同的目标、关注不同的应用、持续增加应用价值,最终取得圆满的成果。

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    OA软件系统阶段性推广示意图
 

    5.OA软件系统的扩展集成


    OA软件系统的作为整体IT规划中的子系统,必然在前期提供相应的开发平台、数据库环境,在后期与其他子系统在登录、门户、应用、数据、安全等各层面进行扩展和集成,从而保障系统的一致性和扩展性。

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    OA软件系统集成扩展示意图


 

(责编:fanwei)

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