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文件自动分发在华天动力OA系统中的应用

2011-11-01 09:46:29

    1、手工分发文件的困境

    文件审批完后,企业需要将其及时下发,以及时传达企业的各项公告、通知等信息,有的是发布给全体员工,有的是发布给全体领导人员,还有的是发布给部分指定人员等等。

    在传统的手工办公方式中,办公人员需要先打印文件,然后复印文件、盖章,再分别派送,或发传真给接收对象。这件事说起来容易做起来却很麻烦,因为经常需要进行大量的复印、装订工作,而派送则更是需要耗费大量的时间,而发传真后还要打电话确认对方是否收悉,文字是否清楚。有时候对于重要的文件,还需要接收人一一签字确认。

    所以这样一件很简单的事情办理起来往往是又费时、又费力,不但要耗费大量的办公用品,让一个大学毕业的文员处理这些很琐碎的事情,从人力资源的角度来说也是一种巨大的浪费。

    显然,企业需要一种新的办公方式,能够将审批完毕的文件自动、快速、准确的下发给相关人员,大大降低对人员、物品、时间的无效损耗。这正是OA系统的拿手好戏,华天动力OA系统是通过“分发阅读”的功能来实现文件自动分发的。

    2、什么是“分发阅读”

    所谓分发阅读,就是OA系统自动将审批文件分发给相关人员阅读,无需人工分发。相关人员在【待我阅读】中可以查看需要自己阅读的文件,但不能修改。如果阅读完毕,可以填写阅读意见,并标记为“已读”。

    同时,OA系统中正在审批的文件也可以实现自动分发阅读,分发阅读不影响原文件的正常审批流转。所以,无论是审批完、还是审批中的文件,都可以让系统自动分发,省去了人工操作。

    当然,如果企业觉得让OA系统自动分发“不方便”,还可以选择人工分发的方式。在流程中设置一个分发人,文件在审批完毕后会流转到分发人处,由他选择具体的接收人。这样既能够保证文件及时分发,也可以利用网络分发的方式节省大量人力物力。

    文件分发的对象则可以选择全体人员、一个人员、一个部门,或者多个人员、多个部门、多个部门和多个人员等各种方式。

    华天动力OA系统提供了【表单监控】功能,管理员可以在【表单监控】中查看文件的阅读情况,包括已阅读人员、阅读时间、阅读意见等。还可以收回已分发的文件,或删除分发的文件,这样接收人在【待我阅读】中就无法看到该文件了。

    利用文件自动分发的功能,OA系统可以轻松的将原来需要半天甚至一天的工作,缩短为几分钟。

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    华天动力OA系统分发阅读设置界面
 

    3、应用故事


    “这件事上个星期就通过了,为什么我们到现在还没看到正式的文件?”生产经理薛爱荷很不满。


    原来,集团出台了生产部员工带薪休假的补充条例,但办公室却没有下发文件,员工们只好向薛爱荷打听,搞得他很烦躁。

    刘明自知理亏,说道:“对不起,是我们没有及时发下去,我这就让王倩发出去。”

    安排完之后,刘明就想如何能够让这种情况以后不再发生呢?他发现现在的工作流程有点问题,很多文件审批后,需要王倩再单独的发起一个通知或公告,结果经常因为一些事情给耽搁了,能否在审批完毕的同时就及时发出去呢。

    他向系统管理员高新全询问是否可以实现,高新全说:“当然可以啊。我们的OA系统中有两种分发阅读的方式,一种是系统分发,就是在流程里设置好要分发的人员,这样文件审批完毕后,系统会自动分发给相关人员;还有一种是人工分发,流程里面设置的是分发执行人,由他决定分发给谁。这两种方式可以灵活运用。”

    刘明:“原来是这样。自动分发不好控制,还是让王倩来人工分发吧,只要能保证在第一时间发出去就可以了,免得遗忘。麻烦你修改一下文件审批流程,给王倩加进去吧。”

    高新全:“好的,马上就好。”
 

(责编:fanwei)

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