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如何防止OA系统流程审批延误

2012-01-12 13:29:22

 

    1、靠谱么?

    OA系统极大的缩短了企业流程审批的周期,根据华天动力对OA系统客户的调查,大部分企业原来完成一项审批平均需要2天时间,通过OA系统审批则可以缩短为2-4小时。显然极大的提升了工作效率。

    但也有人觉得,通过OA系统审批后,取消了纸质文档,看不见摸不着的,这会不会造成审批人未能及时看到审批单,而错过审批,从而进一步延误了审批时间呢?他们会问:

    Q审批人能够及时看到有文件需要自己审批吗?

    Q审批人如果没有及时看到需要自己审批的文件,或者忘记了审批怎么办?

    Q审批人长时间没有登录OA系统,如何提醒他审批文件?

    有这些疑问是正常的,这些问题也确实是OA系统应该解决的问题,为此华天动力OA系统为审批人提供了消息提醒、短信提醒、邮件提醒等多种提醒方式。

    2、靠谱

    在华天动力OA系统中,当审批人接收到新的审批文件,或未做出及时审批时,可以收到系统自动发送的消息提醒,提醒方式包括桌面弹出窗口、桌面待办列表、桌面短消息、待我审批菜单等。

    那么如果审批人不登陆OA系统怎么办呢,管理员可以选择电子邮件或手机短信的方式进行提醒和催办。关于OA系统的待办提醒机制,可以参见《全面提醒,看协同OA系统的提醒机制》一文。

    那么当审批人不登陆电子邮箱,或者不看手机短信怎么办呢?这时候,其实所有的技术手段都已经失灵了,即使有更高级的提醒技术,恐怕也会被各种借口所掩饰。这不是技术问题,而是管理问题了。

    为此,有的企业将审批时限作为规章制度规范起来,要求审批人及时查看待办工作,如果不能够及时做出审批,就需要进行相应的处理。事实上,已经有不少企业将审批效率列为考核指标。

    下图为华天动力OA系统中,审批提醒的设置界面和显示界面:

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    3、故事

    会议室里砸开了锅。

    起因是总经理赵华威称最近有位员工向他反映,发出去的申请经常被卡在经理那里,得不到及时审批,经常影响工作效率。

    经理们纷纷表达自己的冤屈,有的说经常在客户那里,有的说经常在车间里,还有的说审批文件没那么紧急,不如攒一批一起批……总之是各有各的理由。

    信息部经理姜程坐在椅子上很不自在,他知道,不管什么原因,OA用不好,他有不可推卸的责任。

    姜程直了直腰,干着嗓子说道:“我们的OA系统里面的审批文件有三种提醒方式:系统内部提醒、手机短信提醒和电子邮件提醒。在公司内办公的领导最好每天都登录OA系统,在首页面就能够看到弹出窗口提示,在‘待我审批’中也能够看到所有的待办审批,建议不要攒着,有文件及时批。对于经常不在办公室的领导,我们可以通过手机短信来提醒,可以直接提醒审批人,也可以同时提醒表单监控人和申请人,由他们来催办,只是手机短信的功能我们还没有开通,现在是否要开通呢?”

    赵华威知道,这个问题在本质上是一个管理和习惯的问题,而不是技术问题,他说:“在座的都是经理,你们决定了公司的执行力,你们要是拖延,整个公司就会拖延,这是很可怕的。把手机短信功能开通,对经常外出的经理使用短信提醒,从现在开始必须及时审批文件,正常情况下上班第一件事先登录OA系统,早上没时间中午批,中午没时间晚上批。先运行一段时间看看,如果还是拖延,我就指定一个专人来进行催办,直到大家都能够及时审批了为止。”
 

 

(责编:fanwei)

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