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浅析制造业物料编码在ERP系统中的实施

2011-12-12 15:16:44

    1 概述

    在ERP系统中,物料编码本身没有含义,但在系统内,是各种物料应用的唯一代号。不同的物料在编码时应区别对待,例如对于半成品,可以直接以图号作为编码进行编号,这样,在PDM、CAPP以及实际操作中更容易实施和理解。

    2 物料编码原则

    不需使物料编码表达较丰富的含义,只需将主要属性通过物料编码进行直观的反映即可。如欲使编码表达各层次的含义,会增加编码的复杂性和实施的难度。很多物料的属性是不断发展和深化的,是无法预先定义完全的。增加编码含义对如何分类,如何给位,造成了不确定性,如果预计不足或考虑不周,造成码位不够用时,就需修改编码规则,必将使已定的物料编码全部清除后,再按新的规则进行编码或者再增加一个段,这对一个上线系统,数据的变动大且无必要。编码的含义对于业务实施,没有特殊的意义。可通过对物料各个属性字段的设置,就可以实现业务上的需求,对于ERP系统,系统的运行均依赖于物料的各个字段属性。编码再有含义,全靠人脑记忆这些编码含义是不切合实际的,所以,完全可以通过对物料的规范定义,即可方便地实施数据处理。即使想取得某些物料含义方面的数据,也应通过系统中定义的字段属性进行抓取。过度表达物料编码含义,将浪费系统的编码资源,即某个物料类型可以编码十万个物料号的,由于过度设定编码的各种含义,如按这种含义实施,编码资源的利用率会大大降低。

    注意物料类型的层次关系,应简单明了地定义分类实施方法,但其含义层不应该超过三个层次,不要考虑更复杂或详细的规则,应该只考虑重要的,具有的重要特征是其固化不变的属性,变动属性不应纳入编码中。其次,层次之间的定义不能冲突,例如既按物料的物理属性来定义,又按物料的使用部门或功能来定义,造成物料层次之间无法准确定义和重复定义,会引起物料命名的混乱。

    2.1 定义编码的原则

    (1)唯一性

    物料代码要能唯一识别,不能有二意性,不能重复;在数据库中,一般物料编码也常常作为表的关键字段,表中的关键字段也要求各物料的编码是唯一的。

    (2)标准化

    尽量采用通用的标准进行编码,总的原则是,标准一旦被确立,其地位就相当与法规,所有的业务部门包括技术部、采购部、仓储部、销售部等,都要遵循这个法规规定,有不同的异义可向法规负责部门提出,对规则进行调整,或者是仍按现规则执行,决不能无视法规存在,按自己的想法另做一套,这会造成编码的重复或无法识别,也会对BOM维护、采购计划的执行、仓库发料等造成一系列问题。

    (3)简单化

    物料代码要简单明了,易读易懂。由于编码在系统中经常性地被调用,例如仓库每月的收发货会有几十万笔,这时,如果输入一个14位的编码和输入一个6位的编码,对于整个输入的效率、差错率是差别极大的,建议对编码长度进行合理的预计,编码长度应能确保物料编码在将来能被扩充使用。另外,编码时尽量不要字母和数字或符号进行混编,这也可以提高输入的效率。

    (4)快捷性

    制定的物料编码应具有被快速识别、快速输入和能被计算机快速处理的属性。

    (5)系统性

    要全面、系统地建立物代码的体系结构;建设编码的完整体系,对公司以后的工作是非常重要的,只有在标准规划下制度化地进行编码,才是可控的,在系统中的维护也是有保障的。

    (6)可扩展性

    所有被编制的代码要留有余地,以便扩展。考虑编码规划时要留有余地,即使目前阶段用不上,但也要将其规划在内,为将来的系统扩展,增加扩编的余地。

    2.2 实施编码的原则

    (1)尽量采取数字

    尽量采用数字,可使键盘输入时的操作效率提高。也避免数字与某些英文字母因形状类似,而易产生混淆的情形。如果非用英文字母,则英文字母最好固定安排在编号的前几码,且位数一致。

    (2)分类的一般原则

    编码可以简单反映分类,分类的一般原则是大分类号在前,小分类号在后,依序排列,总体的层次不超过三层。例如编料号时,可以第一、二码表示大分类号,第三、四、五码表示中分类号,第六、七码表示小分类号,之后则以三位码的流水号进行编号。日后如有新增数据,只要在相应位码插入即可。

    (3)编码的属性变化

    如果数据的属性发生变化,则绝不可以将其放入到编码规则之中。例如员工所属的部门也纳入到编码的属性中。

    3 实施编码的步骤

    3.1 成立专业团队

    尽量选择企业中对部门业务熟悉,且有丰富工作经验的人员组成专业团队。这些专业人员要熟悉工厂目前现有的数据情况、业务流程和业务情况:只有熟悉业务,才能结合ERP软件设计出符合工厂实际需要的数据蓝图规划。不然,在上线后才发现原先定的方案不对,再重新进行数据定义,那时。带来的后果是相当严重的,甚至导致系统下线。数据的规划必须依赖于蓝图规划。专业人员要细心,要有韧劲。由于数据的编制工作是一项长期复杂的枯燥的工作,挑选出的人选一定要能承担这个压力,耐得住性子。专业人员的业务能力要强,很多数据整理工作是一项重复性的工作,应会利用IT技术,开发一些小程序,减轻重复性的工作,可以使数据工作事半功倍,同时也能提高数据的准确率。

    参与编制物料代码的部门,要涉及到技术、采购、制造、销售、财务等部门。一般以技术部门为主,但各相关业务部门都要参加。原因是当编码很多时,均与实际业务有联系,所以各部门的意见及相关的建议都很重要。多听取各方面的意见,才能做出一个考虑周全的方案。确定方案后。参与的各个部门的项目组成员也相当于一个传播者。由这些成员向部门进行代码的解释和贯彻会更快捷,也可节省时间,部门之间的沟通也会比较容易。

(责编:fanwei)

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