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ERP系统选型过程管理研究

2011-12-20 11:30:27

  1 引言


  当前,随着国内企业对ERP了解地不断深入,越来越多的企业期望通过ERP系统的实施来改善企业的管理水平和效率,从而为企业赢得中长期的竞争优势,ERP系统的引进已成为我国企业管理现代化的迫切需要,然而目前我国真正成功实施ERP系统的企业还比较少,其中很大一部分原因就在于企业没有进行科学地ERP系统选型,ERP系统的选型非常重要,它是整个ERP实施过程中至关重要的第一步,也是整个项目成功与否的关键。由于许多企业在选型时对ERP相关知识了解较少,对自身的管理需求也没有一个清晰认识的情况下,不进行认真地调查和论证就草率实施,导致选择的ERP系统有可能根本不适合企业的经营管理特点和实际需求,这在客观上大大降低了ERP系统实施的成功率。一些企业由于ERP选型的失败,引进的系统就无法在企业良好地运行,ERP系统的利用效率很低,甚至由于系统实施中进行的业务流程重组改变了原有的工作和管理方式,使企业的管理陷入进退两难的混乱局面,更不用说改进运作效率和管理水平了。为此,本文就ERP选型的理念、过程的管理进行了探讨。


  2 系统选型的理念和原则


  2.1 ERP系统引进是企业的管理变革


  ERP系统不仅仅是一套先进的计算机软件系统,它是融合了先进的管理理念和信息技术的管理系统,ERP的应用对企业传统的管理模式和思想会产生强大的冲击,全面更新企业的管理观念,对原有的繁琐、无效率的流程进行优化和重组,从而大大地提高企业的工作效率和客户响应速度。企业不能将ERP纯粹作为一个计算机软件来看待,需更多地从管理理念的引进和管理的变革上来考虑ERP的选型问题。


  2.2 根据企业情况选择合适的ERP系统


  目前市场上的ERP系统种类繁多,有针对大型企业的,也有针对中小型企业的,有针对流程型企业的,也有针对离散型企业的,还有针对特定行业的,如制药行业、服装行业等,有国外的品牌,也有国内的品牌,企业所处的行业特点、生产类型、资源情况等都有各自的特点,因此企业在ERP系统的选型中应当根据自身的特点来选择合适的ERP系统。


  2.3 ERP标准与企业管理模式的有效结合


  ERP的实施是一个复杂的系统工程,企业既不能要求ERP系统厂商为企业量身定做,因为那样只能达到“换汤不换药”的效果,也不能完全照搬ERP厂商提供的按照国际通用ERP标准设计的思想进行流程重组,而应在选型充分考虑ERP系统的灵活性,看提供的系统能否将业务流程重组与企业的经营特点有效地结合起来。


  3 ERP系统选型的过程管理


  ERP系统的选型有五个阶段的工作:准备工作、明确需求、建立评价体系、详细调查和决策,如图1所示。准备工作是ERP系统选型的基础,而明确的需求则是企业建立系统评价体系的依据,没有需求的明确和科学的评价体系,详细调查就失去了正确的目标和方向,系统选型的决策是建立在前面四个阶段的基础上,通过定性与定量相结合的多目标科学决策方法,最终确定ERP系统的选型。


  3.1 准备工作阶段


  系统选型的准备工作阶段主要有三个部分的工作:①成立项目领导小组。ERP选型的第一步工作是成立ERP项目领导小组,项目领导小组成员应包括企业各个重要部门的领导和相关管理人员。项目领导小组负责制定ERP的实施计划、各部门的协调工作,由于ERP系统的引进是企业管理的全面变革,因而强有力的领导及支持是必不可少的。②充分的ERP知识培训。项目领导小组成立后,应负责制定、实施和监督ERP相关的知识培训,主要包括ERP原理、应用的计算机技术、ERP实施的方法、如何正确地提出需求等内容。这可以帮助企业清楚地认识到ERP系统实施需要的基础工作、方法、硬件和人员配置要求等,企业最好能聘请专业咨询公司或实施经验丰富的ERP厂商进行系统地培训。③基础管理工作。ERP的实施将使企业的传统管理方式受到很大的冲击,然而,先进管理的观念不是能在短期内转变的,如果企业的基础管理远不能达到ERP系统实施的基本条件,ERP系统实施失败的几率就会大大提高。因此,企业首先需要做好基础管理的规范工作,而不要好高骛远,想一步到位,规范管理比较可行的方法是进行ISO9000国际标准质量体系的认证。


  3.2 明确需求


  明确的需求才能保证ERP的选型有可依据的准则,需求可以分三个步骤来进行:①评估管理现状。在企业的领导和管理人员掌握了ERP应用的正确思想后,企业应详细准确地评估企业目前的管理现状,一是基础管理的规范化程度,企业有没有建立较为合理的组织结构,制定的规章制度的可行性如何,业务流程是否合理;二是产品数据、设计图纸、工艺文件等基础数据的完善程度及准确性如何;三是人员配备及素质,目前的计算机硬件等资源情况。②提出需求。需求的明确是ERP选型的关键环节,然而许多企业对此却并不重视。要想选择合适的ERP系统,企业必须清楚地认识到自身的需求,因此企业应进行一次内部的需求分析,首先弄清楚各个部门目前管理的现状,存在些什么问题,希望改进的方向及目标,其次从总体上考虑业务流程的合理性如何,软件的功能需求,大致的人员及计算机硬件的配置需求等。③资源预算。在需求了解的基础上,制定ERP项目的财务和资源预算方案,为企业ERP系统的选型确定预算的限度和范围。


  3.3 制定系统选型的评价体系


  在明确需求的基础上,企业可以从ERP系统功能、企业的经营特点、需求、资源计划等方面综合确定ERP系统的评价体系。ERP系统的评价体系最好根据定性与定量相结合的原则进行,确定评价指标及指标分量,然后制定各指标所占的比重值,比重值可以通过专家系数法来制定,也可以经详细认证后由企业根据自身特点来制定,评价体系的建立将为企业科学选型提供客观依据。


  评价指标体系虽然对于不同的企业可能有所差异,但大体上应包括以下几个方面:①ERP系统软件的功能指标,主要包括系统的管理思想的先进性、功能完备程度、系统的集成性、可操作性、可维护性、安全性、开放性、二次开发等分指标;②ERP系统服务商评价指标,主要包括资金与技术实力、信誉、系统价格、项目管理水平、提供的培训、顾客服务、版本的升级服务等分指标;③系统软件与企业资源的匹配性指标,主要包括企业的生产经营特点、管理的规范程度、人员素质及配备、硬件资源、资金预算与系统价格等分指标。


  3.4 详细调查


  在评价体系建立的基础上,企业应对参选的主要软件公司进行仔细的调查和论证:①仔细分析软件公司提供的ERP系统的功能和技术,企业对ERP软件系统的功能最好能进行现场演示和实际操作。②调查软件厂商的信誉、资金实力、人员素质、是否有长期经营战略计划等,最好能亲自去拜访和了解一下重点考虑的ERP软件公司。③调查ERP软件公司的项目实施水平,企业可以根据软件公司提供的成功案例,去已经实施的与本企业生产经营特点相似的企业进行实地考察,充分了解其项目实施的情况。④考虑软件厂商是否能提供足够的ERP培训、软件文档的齐全程度、相关技术支持、软件的版本升级服务等,很多中小企业往往会忽略这一点,其实软件的服务是非常重要的。⑥在以上分析的基础上综合考虑软件的性能、价格以及存在的相关风险。


  3.5 ERP系统选型的科学决策


  ERP系统的选型是众多变量因素影响的复杂决策问题,然而目前许多企业在进行ERP系统选型的决策时主要凭个人的经验和主观感受来进行,决策的风险很大,因而企业有必要采取科学有效的决策方法来进行ERP系统的选型。下面介绍两种科学的决策方法:层次分析法和人工神经网络模型。


  (1)层次分析法(AHP)。层次分析法是由美国学者T.L Satty在20世纪70年代首先提出的用于处理复杂的社会、政治、经济、技术等决策问题,对项目方案进行优劣排序和筛选的多目标决策分析方法,正是解决ERP系统选型决策的有效方法。其基本原理是决策者通过将复杂问题分解成各个组成元素,按支配关系将这些元素分组,使之形成有序的递阶层次结构,在此基础上通过两两比较的方式判断各层次中诸元素的相对重要性,然后综合这些判断确定诸元素在决策中的权重,从而确定各目标方案的综合评分值和优劣排序。该方法注重定性和定量相结合,体现了分解、判断、综合的决策思想。


  (2)人工神经网络模型(ANN)。人工神经网络是人工智能的一个分支,近些年显示出强大的生命力,它是在现代神经科学基础上通过对大脑的某些特性的模拟,建立由大量神经元互相连接而成的神经网络模型,使计算机模拟了部分人脑的对复杂信息的处理能力和很强的学习能力。人工神经网络应用于ERP选型的基本方法是:首先同层次法一样,建立ERP系统选型的评价指标体系,将基础指标中的属性值作为神经网络的输入向量,将评价目标的评价指数值作为输出变量,然后用足够数量的样本来训练神经网络模型,使神经网络模型得到学习而加强自组织适应的能力,训练好的神经网络模型就可以作为一种定性与定量相结合的有效评价工具,企业只要将ERP系统评价的指标值输入神经网络模型进行运算就得到目标评价值,辅助企业进行正确的ERP选型决策。

(责编:柴森)

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