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对企业内容管理的四个疑问

2008-09-10 17:12:41

  随着数字内容的持续增长,企业内容管理(ECM)的决策价值越来越明显。ECM是整合各种内容技术与内容格式的工具,他涵盖了各种组件,这些组件之间互相协调合作,从而实现对企业内容信息的整合、管理和智能化。

  根据调查机构研究显示:在未来的五年内,ECM将成为企业应用软件领域的焦点之一。企业希望通过建置ECM系统缩减信息的制作成本,改善工作流程,并且提高资源的使用价值和准确率。

  那么企业如何才能实现这个目标呢?美国Interwoven公司作为一家专业提供内容管理解决方案的提供商,已经为全球超过3000家企业成功实施了ECM解决方案。Interwoven公司大中华区总经理陈恺新先生表示:Interwoven积累了丰富的实际经验,发现企业要想建置一个成功的ECM系统,有效解决内容信息的制作、发布、保存和智能化等问题。就要从着重考虑以下三个方面:

  l 定义一个ECM长远规划,可支持完整内容生命周期中的所有内容类型与格式,同时又不牺牲企业对ECM系统的要求,例如:兼容性。

  2 整合及协调原有系统,从而实现成本控制、延续操作习惯、内容再利用、效率化等管理目标。

  3 正确地采用市场中中可解决各部门需求的ECM解决方案。

  此外,著名的咨询机构Gartner也公布了企业对于ECM的四个疑问:

  问题一:企业应如何在策略及战术层面上,有效的管理内容?

  虽然管理内容是企业必须执行的策略性任务,但这并不表示企业就能够或应该用一种「万能型」的应用程序来进行。这种「万能型」应用程序并不能满足大型企业管理内容的需求,企业必须使用符合特定商业流程、解决特定使用者需求、以内容为中心的系统来实现这一策略任务。

  陈恺新先生表示:对于大型企业来说,让内容管理系统更加合理是一项策略性的工作,应该以集中处理的方式来管理内部的共同需求。但是,这并非意味着企业需要针对个别应用程序或需求进行个别处理或排除。内容管理系统通常是以流程或部门为中心,其关键是正确地搭配使用ECM解决方案,使战略及策略能保持平衡,并符合个别使用者及部门的需求。事实上,ECM系统采用的关键技术将成为决定上述整合工作成败的关键之一。所有企业都必须面对这一现实问题,他们使用单一的架构来实现上述的整合,因此,拥有能整合不同储存空间的虚拟空间将变得越来越重要。

  问题二:哪些商业趋势正在影响ECM?

  在2004年,遵守法规是企业采用ECM技术的主要原因之一,我们预期这个趋势仍会延续至2005年之后。遵守法规的需求也将使得记录管理(Record Management)成为ECM技术中的热门应用。

  促成ECM普及的第二个因素,则是企业希望借ECM系统降低纸张作业成本,并提升工作效率,如:通过多媒体方式或工作流程解决方案。企业希望能够更合理的规划工作流程,特别是当作业需要跨越多个部门或多个应用程序时,能够通过ECM系统实现有效整合。ECM系统能够改进各种作业流程,如:抱怨处理、应付帐款、应收帐款、贷款、抵押等。

  企业采用ECM系统的第三个原因是希望掌握目前缺乏全面管理的智慧财产。在实际工作中,Interwoven发现大多数企业一方面认为内部的内容是有价值的,也知道如果这些内容不能被很好的管理并使用,其价值就会流失,但是却无从下手;另一方面,企业每天都被巨量信息充斥着,造成了信息过剩。这种矛盾的现状使得企业不得不依赖信息化手段,缓解人工压力,释放内容的价值。

  问题三:企业要如何有效部署内容技术与解决方案,从而解决特定的商业问题?

  依据企业整体的内容策略来设定个别项目的部署方式,此策略非常适用于企业门户网站。但大多数以内容为中心的系统,都是以工作部门或特定应用程序为中心。企业部署ECM系统时,最大的挑战在于,如何了解未来将使用该系统的部门的需求。他们必须分析目前的工作流程,并了解当流程自动化之后有哪些改变。如果无法了解使用者需求及工作流程,ECM项目将无法成功实施。而企业面对的另一个问题,则是不仅要有效地部署新的ECM技术,更要去有效协调已经部署在企业内部的各种技术与工具的组合。

  问题四:企业应如何计算ECM的成本与效益?

  企业在部署ECM之前,越来越看重实际的商业案例及投资报酬率(ROI)。但是要计算ECM的投资报酬是一项困难的任务,原因之一是在系统建置之前,很难取得比较的标准(benchmark),由于缺乏比较的标准,使得计算投资报酬率成为不可能的任务。但我们仍然可以轻易地发现一些可节省成本的领域,包括:降低实体与电子化的储存空间、减少工作流程的步骤、为信息工作者节省工作时间、可外包已完全电子化的工作流程,以及可提供客户自助式服务等等。因此,内容技术通常可带来实质的投资价值(VOI)。VOI是价值的扩展观点,例如再利用、共享及运用企业内容之中的知识,在建立ECM的商业案例所进行的ROI及VOI评估工作中是非常重要的。

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