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ECM企业内容管理迈向集成时代

2008-09-18 09:29:56

     所谓“内容”,指的是企业和单位中广泛存在的各种结构化、非结构化的文件和数据。随着互联网和内联网的广泛发展,Web页面成为“内容”的主流。内容中蕴 涵了丰富的信息,是企业的“知识”的重要组成部分。内容已经在逐步成为企业和单位的重要资产,管理好内容,利用好内容,将使得企业和单位在有形和无形中获 得巨大的回报。

     内容服务或叫内容管理已经成为企业/政务信息化的重要组成部分,在电子商务/电子政务蓝图中占据了一席重要之地。
   随着软件技术的发展,市场上出现了林林色色的内容管理产品,他们在各种层次上满足了客户对于内容管理的需求。不同的产品满足了内容管理不同环节的需要。在 前端,一些办公软件和Web页面制作软件、Web表单担当了内容创建的工具,而“内容管理系统”则通常担当着内容存储、内容审核等工作。在后端,应用服务 器和Web服务器以及其他客户端如PDA、手机等设备则担当了内容交付的使命,将内容以恰当的形式传递给内容的消费者。
  传统内容管理涵盖了内 容的创建、存储、发布、交付等过程,突出内容与形式分离,对应工作人员的分工。负责形式的人员如设计师通过内容管理系统提供的设计界面对内容的最终表现形 式进行设计,通常体现为内容管理系统中的模板制作。而内容的创建人员则专注于内容本身,无需关心内容的形式。在内容管理系统内部,系统通过模板与数据的结 合,从而自动完成了内容与形式的结合,将结合的结果发布出来,并交付给内容的消费者。
    传统内容管理系统一般提供以下一些功能:
  内容创建功能。一般提供友好的界面或工具允许非专业的人员能很轻易地将内容输入到系统中。针对具体的需求,如Web内容管理,则一般能实现图片、视频、动画等与文字的结合。
  内容存储功能。使用文件系统或数据库将内容格式化成可以处理的格式。高端的产品甚至支持数据模式的设计,可以根据需求自行定义内容的属性。内容存储一般提供归档功能。
  审核支持。或简单或复杂地实现内容审核的工作流。高端产品支持自定义工作流程。
  模板制作功能。部分产品提供模板制作工具,有些产品定义了一些自己的脚本或标记,对HTML进行了扩展。
  内容部署功能。一般提供一些工具或服务可以将制作好的内容部署到最终的应用环境如Web服务器上。
  从以上分析可以看出,传统的内容管理功能独立,从内容的进入,到内容的交付,一般都不与外界系统打交道,就像独行侠一样,在企业中只能起到有限的作用。
  但是随着企业和单位的信息化建设,各种信息系统的实施和部署,企业和单位中的各种数据和信息到处分布,如果应用间没有集成,势必造成数据的重复,同时不能充分利用数据,各种业务流程也无法整合。工作人员不得不在多各应用间切换,将数据反复录入到多个应用里。
  因此,人们提出了“企业应用集成(EAI)”的概念,并发展了专门的工具应用用于辅助企业进行应用间的集成。
  在内容管理领域,也相应地产生了“内容集成(Content Integration)”的概念。
  内容集成不再将内容管理作为一个独立的应用对待,而是将其放到了电子商务/电子政务的整体环境中,强调内容处理在各种应用间平滑过渡。内容集成涵盖了内容管理的各个环节。
   从内容创建开始,摆脱单一的依靠内容创建人员手工创建的模式,允许系统从其他应用那里取得内容,从而大幅提高内容创建的效率。例如政府中的公文发布,从 公文流转系统中出来,希望发布到政务门户中去,就不再需要手工粘贴拷贝一次了,通过内容集成,自动进入到内容管理系统中去进行处理。
  在内容处理环节,内容集成的概念也提出内容无需统一存储在内容管理系统中,而是可以分布在企业和单位的各个地方,他们在物理上可能相隔万里,可能位于文件服务器,也可能位于某个员工的电脑里。在需要的时候,内容管理人员可以通过搜索找到这些内容,并决定如何处理。
  在内容交付环节,传统内容管理只支持将内容交付给人,而内容集成的概念则提出内容可以交付给其他需要这条内容的应用。当一个应用需要某条内容时,就能取得,从而真正实现“内容无处不在”。当然,所有这些过程应当是自动的,无需人工参与。
   上面初步介绍了内容集成的概念。具体以我国目前的电子政务为例,我国目前的电子政务重点在于建设政务信息门户,实现政务公开。但是政府内部的办公自动化 建设也相应飞速发展,大都相继建立了一些公文流转、资源分配、协作办公的应用。在这样的环境中,内容管理系统就不仅可以让采编人员手工录入内容,还应当可 以让办公自动化系统中处理完成的内容自动进入到内容管理系统中,从而减轻采编人员的工作。同时,在后端,内容除了发布到政务信息门户上,还可以进入到内部 情报资料系统,供领导决策采用,并实现访问权限的控制。

 

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