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ECM以变应变

2008-09-09 08:19:35

  当今社会节奏加快、竞争愈演愈烈,随之而来的结果是企业IT部门需要面对的变更随时发生无法避免。推动变更的力量不仅仅来自公司外部(从来自客户的增强请求到Bug报告),还有来自经济、组织和规则等方面的变更。

  无论是来自客户、市场,还是监管机构、产品的变更请求,都要求做出快速、明智的响应。如何在开发生命周期内在整个企业中控制变更?如何在实现变更前确定变更的范围和成本? 这些都需要在企业级别实现完全的变更控制和变更审查能力,具体的实现就交给了IT部门,而实现的途径就是变更管理(ECM,Enterprise Change Management)。因此,变更管理概念的产生与市场需求的多样化所导致的软件开发产品或项目的复杂化和多变性紧密相关。

  完善的变更管理是企业研发生产高效进行的重要保证,只有积极迅速的响应变更,企业才能保持竞争优势和客户至上的原则。企业内部的 IT 系统也要遵守服务水平协议 (SLA,Service Level Agreement),并具有实施面向服务架构 (SOA) 所需的灵活度和适应性(针对变更的适应性)。

  作为企业IT系统的总管,如果能够灵活运用变更管理,不仅能将烦琐的业务需求变化变得简单,还能将这些挑战转变为业务优势。从企业CIO角度来说,主要面对着以下几个方面的挑战:降低管理变更的成本,改进治理和遵守,降低成本的同时提高生产率,捕获、管理和利用关于变更的知识,测量和改进开发流程。

  针对CIO遇到的这些实际问题,ECM都能通过技术手段化解,以变更管理应对企业频繁的业务变更,使IT部门更好地支持企业的业务发展。

      轻松部署ECM有效降低变更成本

  很多的CIO都不得不面对类似的问题:关于实施变更的信息源通常不尽相同,形式也各式各样,而处理变更请求的通用流程和相关产品显得异常昂贵,一些变更管理系统维护起来成本比较高——必须贯彻流程、记录工作流、自动报告,以及将变更管理系统和其他 IT 系统集成起来,所以很多企业没有采用此类流程和相关产品。

 
     CIO 面临的首要问题就是更换或升级现有昂贵的 IT 变更管理系统。

  企业变更管理拥有通用系统,附带可以合并变更管理数据和流程的独特存储库。CIO可以运用ECM 解决方案替换其他多个昂贵的工具。现代的 ECM 解决方案可以高度伸缩,允许遍布全球的上千用户同时访问,基于 Web 的访问可以有效帮助CIO降低总体拥有成本和部署成本。

  ECM 解决方案提供基于角色的界面,根据每类用户配置文件以相应的格式显示信息。此外, ECM 解决方案拥有基于角色的直观界面,易于使用和提供显而易见的附加值,可以轻易完成此关键性的一步。

  ECM解决方案可以从企业 Internet 轻松访问,从而加快最终用户对它的接受。这种方法在提高生产率的同时,还有助于CIO降低开发成本和总体拥有成本。

      保证数据的整体性和一致性

  当今,企业必须遵守越来越多的规定和支持各种评价系统,企业必须经过规划、实施和论证来满足这些需求。由于变更带来的沟通不畅和协调不利的问题,变更管理成为了治理和遵守的关键。

  治理和遵守的第一步是增加对企业数据的控制。IT系统必须确保数据的完整性、安全性和可靠性。

  企业变更管理通过提供可定制的界面,采用统一的方式在企业中捕获数据。而且,它通过提供中心存储库来避免冲突,并且实现快速生成经过交互检查的报告。

  满足治理和遵守需求的第二步是在企业内实施统一的、有记录文档的工作流程和变更流程。

  ECM 解决方案提供可定制的工作流程引擎,允许企业定义流程的状态、迁移和规则。现成的流程包可以简化和加快部署。变更管理可以自动的获取用户的角色信息,自动将用户带入相应的流程。这样可以确保每位最终用户都能感受到流程提供的益处。

  另外,通过部署 ECM 解决方案,管理人员可以从数据存储库中实时生成报告和图表,且不影响团队的生产率。这样可以更快、更自信地应对审计。

      降低响应变更的成本和风险

  错误(捕获/修改需求时引入)和缺陷必将导致返工和维护,从而增加成本。通过解决这个问题,企业就可以将以往被忽略的一些成本有效降低。

通过在团队和子系统中提供用于捕获数据的统一表单、传达修改信息和确保跟踪,ECM 解决方案帮助团队在生命周期早期(修复成本成倍上升之前)避免/识别错误。这将减少日程计划的不确定性,从而确保产品可以准时上市。开发的总体成本也就被降低,同时通过去除令人泄气的返工工作来提高团队士气。

  通过减少甚至消除高成本的返工和维护工作,可以降低开发成本、降低与变更相关的风险和更快地将更优质的产品推向市场。

      利用信息确保当前和未来的 项目成功

  研究项目成功或失败的原因之后,通常会得出如下显而易见的结论:项目经理及其团队需要准确的数据。

  ECM 提供供项目团队利用的知识库。通过从变更数据库中搜索之前的缺陷,可以确定相似问题以前的解决方案,并了解这些解决方案的效果。通过自动记录备注、活动和决策,可以控制团队离职人员的影响。事实上,此系统不仅可以作为推动内部活动的参考点,还可以从合作伙伴、分销商和外包团队那里捕获信息。项目经理可以使用这些信息来增加项目的成功率。

  可靠、统一的变更存储库是确保未来项目成功的关键因素。CMMI 推荐的最佳实践包括对所有项目进行捕获计量,并将之用于改进管理未来项目。通过持续、动态地改进开发流程,可以更准确地预测成本和项目日程。

  总体来说,供所有利益相关者使用的既准确又统一的数据流将为成功完成项目提供坚实的基础。

        改进流程

  改进流程是大部分企业的重要目标。在所有项目中实施通用、统一的开发流程是实现控制最后期限和成本的目标、识别薄弱环节和投资合适领域的第一个必要步骤。对可以持续改进的流程进行标准化,不仅对于当前的运营很有必要,而且对于企业的发展壮大并保持竞争优势也很关键。

  ECM 解决方案可以捕获在开发流程中识别出的错误和故障。通过提供关于流程薄弱环节的高级、明确信息,ECM 可以帮助开发部门负责人以客观、量化的方式确定改进流程的资金应该用于何处。

  通过实施统一的开发流程,项目经理可以快速、成本效率高地创建企业所需的应用程序和产品,从而满足业务目标。

     结论

  企业需要在为用户提供世界一流支持的同时,降低变更管理的成本。变更也会引入错误,从而导致产生与治理和遵守(当今高度管制的业务环境中的主要问题)相关的问题。通过企业变更管理解决方案,开发团队能够在整个可控、可重复的流程中确保数据的整体性。ECM 解决方案可以提高开发人员的生产率,从而降低开发成本和加快产品上市。在 ECM 解决方案的协助下,企业还可以通过捕获、管理和利用变更管理的知识,来改进当前的开发流程和增加未来项目的成功率。

  变更和配置管理技术有助于企业满足这些挑战,同时提供大量机会来实现实际的投资收益率。

  Telelogic Change 是基于 Web 的变更管理解决方案,可以跟踪和报告请求,并通过降低因实施不必要或未授权的变更引发的风险来提高质量。它通过全面跟踪所有变更请求来改进追责机制。Telelogic Change简化变更控制流程,并使企业可以有条不紊地响应来自内部和外部的变更请求。在 Telelogic Change 灵活的变更管理功能的协助下,IT 和工程团队通过自动执行用于跟踪和管理变更的流程来提高生产率。
 

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