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内容管理VS知识管理

2009-01-22 13:56:43

  通常地,企业倾向于把内容管理视作一种为(企业)外部提供服务的系统,而他们所说的知识管理则主要是指对由企业内部人员分享的知识进行管理。我们认为现在应该是重新考虑这两个概念的时候了,内容管理系统和知识管理策略的融合可能会为企业提供一种新的管理模式,而这正是他们所需要的。通过对内容管理和知识管理重叠部分的研究,公司可以平衡重叠的部分从而推进投资回报率(ROI)。
  1.内容对企业内部和外部人员的影响
  对技术发布部门来说,内容并不是精炼和高度处理过的信息,但是经过管理的内容会为公司节省大量成本。例如:如果公司提供有关进项花销的方便实用的快速查询卡,销售人员就可以把更多的时间投入到开拓新的业务方面。
  协作管理的趋势模糊了客户、员工和卖主间的界限,同时也提供了一个不同于其他的例子来说明为什么内容的定义正在拓宽。可以说,在产品的研发、生产到销售的过程中,每个环节的成员都不能置身事外,都以不同形式参与了产品的研发,也都需要获得信息。而操纵这一过程所需的是创造性的方法。
  2.内容转化
  在转化已经存在的资料过程中,没有必要让每一种类型都和该系统中所有的文件相匹配,但公司的确需要检查每项内容的条款,然后把它准确地安装到集团内容结构中去。有时候,公司可能需要重新格式化或拆散内容以便其适合集团结构;而有时候,公司仅需按内容分类,如果结构清楚,每条内容的任务就简单了。
  3.内容的获取和结构
  成功地获取重要内容需要寻找高效的收集途径,并将其转化成最实用的格式,以便公司的其他人也可以使用,另外,一个公司需要一个标准的企业内容结构使资料系统化并加以保存,一旦公司以员工所熟悉的方式为系统化内容的对象提供了一个基本框架,集团或工业术语就可以被恰当地应用。
  4.网上学习
  公司的培训部门所掌握的信息是已经组织和提炼好的,但通常只提供给员工而并非客户。紧密围绕学习的目的来组织内容,并且由教学设计者和研究这方面题目的专家和学生对内容进行全面审查。许多公司通过确定网上学习的目标来强化企业内部互联网的功效,下一步就是把网上学习的目标作为知识管理平台的组成部分提出来。
  5.重要的工作情况指标图解
  什么是重要的工作情况指标因产业和部门而异,但有一点是相同的,它们对公司而言是非常重要的资料,例如生产的产品或库存量是制造商的重要的工作情况指标,而服务类的公司则注重劳动成本,对公司来说无论重要的资料是什么,最新的资料图解能够加深员工对公司的了解,从而提高公司的效益。
  6.个性化搜索
  虽然,如果内容管理的定义扩展到包括内部资料,内容的总量将增加,用户需要一种易操作的搜索引擎,通过一次搜索来获得相关信息和可提供帮助的专家的名单。一次搜索不仅能找到已经存在的相关题目的文件,同时还能提供更多信息对问题有所见解的专家名单,除了一个名单,内容还可以经过过滤以满足不同工作角色,不同部门和具有不同的个人偏爱的用户的需要。
  7.专门知识档案
  在个性化搜索的基础上,专门知识档案允许全公司的人获得公司的其他人的技术和专门知识,即便是该人在其他州或其他国家。或许收集专门知识档案的最佳途径是让他们成长为系统的有机组成部分与系统相互作用,与手工保存每位员工的专门知识档案相比较,这种方法更加高效,一份专门知识档案是增强实现个性化搜索能力的基本要素。
  8.获取专门知识间的相互作用
  一旦你已经建立了公司内部员工专门知识的档案,并且提供了一个人向另一个人请教问题的途径,那么现在可以考虑一下,如果掌握了互相交换的内容,公司可获得哪些利益。下一次一个相类似的问题被提出来时,不用直接咨询专家,员工可以查阅相关记录。最重要的是,提问的人和专家间的相互作用的获取将成为有价值的内容,这个有价值的内容可以转而被系统所管理。
  9.改变管理和培训
  如果公司想有效地平衡在内容管理方面的投资,他们需要一个目的明确的转变和沟通的计划。很多人对企业内部内容管理系统所持的态度是“只要建立了系统,员工们就会自觉地加入进来”。实际上这种方法极少奏效。员工们将被吸引到他们知道如何使用的工具一方,并且知道这些工具会帮助他们完成工作。每当运行一个新的系统,员工们必须要明白该系统运行的过程,以及他们如何适应这一过程。
  10.监测企业内部互联网的使用和完善体系
  通过监测内容管理系统的使用和完善,企业能够获得最大限度的回报。企业需要知道哪些类型的内容用户最经常访问,哪些是没什么用处的,只有到那时他们方能不断完善系统,从而为公司带来最大的收益和ROI(投资回报率)。
  总结
  仅强调为企业外部服务的传统的内容管理定义具有局限性,而传统的知识管理定义包罗万象,因而也不能真正发挥作用。将你的思想扩展到包括企业内部的内容,集团的内容结构,重要专门知识及其信息的获得,你就会平衡公司的技术,从而获得最大的利益。
  最主要的目的是创造一个为员工导航的浑然一体的系统,即使信息可能最终是从幕后的不同的系统中抽取出来的。在使用者看来,它是一个时刻准备好提供所需内容的系统——无论所需的内容是工作情况资料,政策和程序,市场营销担保,或者是迅速访问一位专家。
  相关链接
  在内容管理和知识管理之间,主要有两个不同点、一个相同点和一种联系。
  第一点不同单从内容管理和知识管理的词汇本身就可以看出,即两者的管理对象不同。前者是“内容”,后者是“知识”。内容主要是对各种结构化数据、非结构化文档、信息的统称,当然某种程度上也包含了知识,但这种知识主要是一种明晰性知识。而“知识”不仅包含了明晰性知识,还有默会性(隐含性)知识,而且后者更大程度地体现了“知识”的价值。
  第二点不同是指两者在管理功能上有所不同。知识一词既可以作名词也可以作动词,而知识管理的本义也不仅仅在于对静态知识(知识库)的管理,还包括对动态知识过程的管理,尤其是对知识创新过程的管理。着名的知识管理大师野中郁次郎将知识分成默会和明晰两种不同的类型,并认为知识管理主要表现在对这两类知识间相互转化而形成的知识螺旋的管理,包括由默会知识转换为默会知识的知识社会化管理、由默会知识转换为明晰知识的知识明晰化管理、由明晰知识转换为明晰知识的知识关联化管理、以及由明晰知识转换为默会知识的知识内省化管理,而内容管理在某种程度上主要是对知识关联化过程的管理,即将分散混乱的数据、信息转化成有组织的内容和知识,基本上不具备对默会知识的管理功能。
  内容管理和知识管理在管理机制上具有相同点,即它们都是一种集成了人、过程以及技术的“技术-社会”系统,同样需要强调共享的文化、规范清晰的管理过程以及良好的技术支撑。但目前很多人认为内容管理和知识管理是一种技术,并认为它们是文档管理的一种自然拓展,这其实是不准确的。
  内容管理和知识管理的联系是内容管理可以作为知识管理一个基本组成部分。事实上,现在很多知识管理解决方案,尤其是那些针对明晰性知识管理的解决方案,主要包括两个部分,一个是内容管理,另一个是基础设施建设(包括硬环境和软环境)。

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