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浅析BPM建模四种常见的错误

2011-12-26 11:45:07

    业务流程管理(BPM)软件已在组织的各方面获得一席之地。但工作流程自动化不是灵丹妙药。我们来看看BPM建模四种最常见的错误,了解如何避免它们。

    不要期待奇迹。BPM软件本身不能魔法般地改善设计糟糕的流程。它所能做的是强调或聚焦于真正的业务流程问题。如果那些业务流程设计不合适,花费时间太长,需要大量条件,或者很低效,那么你只会自讨苦吃。该软件最多能做到与人一样好。它的设计是为了加速人类工程流程中的环节。

    当流程运行加快时,问题有时就更明显了。这时要从头到尾细致关注你的流程。包括记录当前步骤;确认关键利益相关者;度量时间、数据和成功率;重复这些步骤直到发现并纠正错误;重新度量确保流程高效安全。然后,只有这时候,你才能为流程考虑BPM的实施。

    保持简化。你有两个选择:做小或做大。当你从简单的纸笔或者大量电子邮件跳出来时,想想正确的BPM建模有多么困难。你实施了BPM软件,接下来就是你独自承担一切的时候了。你可能会把所有利益相关者聚到一起,建立大规模的定制系统,变更定制工作流程,自动化归档,自动还款邮寄和分发等等,所有这一切对你的业务和其当前环境非常非常定制化。你会在软件咨询费上花一大笔钱来完成这件事。现在考虑升级时间。

    你的BPM软件供应商可能没办法从一个产品平台到另一个产品平台迁移你做出的所有定制。实际上,如果你像大部分CIO一样的话,你的业务流程本身可能已经改变。所以,你为了升级BPM软件交了一大笔钱,然后还有一笔不小的定制费给另一家咨询服务商。这种情况下,如果预算比较紧张,你坚持这样一套旧系统,而且并没有做到你需要实现的目标(因为需要花费太多,没法完成)。要避免这些陷阱,保持BPM软件简单,也要保持流程简单。

    制造动力和热情。通常BPM建模委员会的每个人刚开始都很有热情,他们推销该部署对于其它业务的好处。通常各部门内部讨论BPM软件如何使他们运转更快更有效时会有联络交流,可能甚至给你的公司在快速移动的业界带来竞争优势。每个人都变得非常兴奋,项目经费充足,然后就沉默了。

    相反,首先列出能“快速见效”项目的大纲,就是在实施先期的四到六个月内能快速见效,并且解决令很多人头疼的大问题的那种项目。让项目在预算范围内,在指定时间范围内完成,给每个人首次展示BPM实施的有形的益处。这将为你的工作流程自动化部署带来动力,给人们他们需要的愿景。否则,他们会失去耐心和热情,而耐心和热情正是成功部署BPM的两个必要成分。

    使项目有意义化。不要首先实施开支报告流程或者差旅请求系统。请忽略那些纯粹行政行为的流程。要部署在整个组织内有意义的、有生产力的工作流程自动化,这些流程可以改善员工的工作,并给业务带来价值。新产品发布请求、研究和开发经费请求、竞争力分析流程等等都是适合作为第一个项目的。

    不管是出于什么样的策略,好的BPM工作流程自动化过程都会盯着有竞争的目标,遵从许多方面的精益流程。投入进来,保持简化,关注利益相关者的交流,你将很快有所收获,也会成为许多BPM建模的成功范例之一。

(责编:fanwei)

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