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如何了结服装编码混乱

2008-07-31 11:31:16

    枫联公司是一家专注于生产休闲服装的企业,它们在自己进行服装产品的设计、开发、并将主要生产环节外包的同时,采取直营零售和发展经销商渠道的形式开拓市场。短短的十几年,企业年销售额就已经达到了10多亿的规模。

    公司在1998年就实施了大型的ERP系统,管理财务、采购、库存和渠道销售过程。然而,这几年来,企业管理者意识到,一方面是在企业产品的市场化经营中,高层关心的国际化运作,多品牌运作模式、利润中心模式使得企业对于产品信息的需求更加精细、针对;另一方面,市场竞争的残酷性也使得企业不能够盲目设计和生产,有效分析势在必行。按照企业高层管理者的规划,公司打算在今年上一个BI系统,提高报表制作和经营分析的工作效率。公司的信息主管张杰被委以此重任,他觉得心里很没底,“目前系统理的数据很混乱,先不说准确性如何?光是编码问题,就让我感到头疼了。”

    首先是产品颜色的问题。同一个款式的产品,往往有多个颜色。现在使用的系统编码规则里,颜色代码就是流水号,一款产品有几个颜色,就按顺序排下去。最先抱怨的,是销售部。产品1YR25468-1里的‘-1’可能是黑色款,产品1WD23402-1的‘-1’就变成了白色款,一不小心就下错了订单、发错了货,搞得代理商非常不满。

    产品设计部门想给下一季的产品策划案定个基调,信息系统里有那么多销售的数据,想做个消费者颜色偏好的统计却做不了,产品颜色编码没有意义没法分析。当张杰想下决心要把颜色编码统一的时候,发现颜色种类太多,想用一套编码来统一,编码方案必须要科学、能满足统计分析需求和业务操作需求,而且必须要预留足够的编码位数;这样一来,产品编码变长了,系统能不能实现不好说,并且这么多业务环节,出错的可能性也增加了。

    去年有一款风衣春季卖得很好,公司决定秋天的时候进行产品再上市。然而,由于原材料成本提高了,风衣的吊牌价从210元提高到了230元,标签也印好了,可是系统因为风衣前后采用了同一个编码,结果报给经销商的价格是原来的210元。当产品部发现这个问题时,经销商已经根据210元的吊牌价折扣订了货、付了订金,再想找经销商追要已经是不可能的了。这部分损失也记在信息部头上。

    产品编码的前几位中,除了款式、事业部的编码信息外,还有三位物料组的信息。物料组就是把产品按照功能分了大类,然而公司的产品线越来越丰富,原来的物料组编码已经不满足现在的业务需要了,原来预留的“其他类”里面已经看不出大类、小类的层次,基本上成了流水号。

    当初物料组编码规则考虑的管理方便、可以用于报表分析的作用,也就无法实现了。随着市场竞争的加剧,公司的产品开发和市场拓展考虑的因素越来越多。产品除了按传统的功能分类外,年龄、性别、风格、季节、节日、流行样式……越来越多的分类维度被业务部门要求加入到产品编码中,便于进行市场统计分析和管理决策。是不是都要加到编码中?要加多少才算完整了?张杰一想到这个问题就头疼。

    张杰发现,不单单是产品编码问题,对于其他重要的基础数据实体,比如客户、供应商、原材料等等,可能作为产品的一种重要的属性,这些数据实体都和产品有着密切的联系。在调整产品编码的同时,需要同时调整企业主要的基础数据编码,才能从根本上解决目前编码混乱的问题,做到数据标准化。

    编码方案中涉及到的各种管理和经营问题, 面对编码问题,张杰有些无从下手。

    不能忽视编码管理这个基础(师少辉 北京北开电气股份有限公司 IT部部长)

    随着信息技术的飞速的发展,IT设备、信息化系统已经渗透到我们生活的每一个方面,企业也是一样。在成长型企业,企业业务稳步发展,信息系统规范企业管理和流程,帮助企业解决问题实现高效、科学管理;在扩张型企业,企业业务成倍增长,信息系统是业务扩张的支撑,保障企业快速良性发展。

    信息系统应用越来越广、重要性越来越高,人们的视点往往放在财务、采购、库存等业务的应用上,却忽视了编码管理这个基础工作的重要性,给企业后期管理和数据应用埋下隐患,也使系统应用效果大大降低。下面让我们回过头来看看编码如何有效管理。

    编码应用广泛

    在案例是提到了产品编码、客户编码、供应商和原材料编码是我们最常用的编码,在应用系统中,编码无处不在,除了上面提到的,还有人员编码、权限编码、部门编码、岗位编码、单据编码等等,系统中少说也有数百种编码,这么多的编码要管理好、使用好必须先规划好。

    编码的原则

    我们常提到编码要有原则,有简单性原则、分类性原则、扩展性原则、完整性原则、唯一性原则、可用性原则、兼容性原则等,好的编码一定要符合以上的原则。

    简单性原则:编码一般由字母和数字组成,位数越短,使用起来越方便,所以尽可能在满足应用的前提下将编码位数缩短,一般不超过10位;

    分类性原则:一般编码由表示特定对象类别的类码加流水码产生,这样编码应用起来更直观;

    扩展性原则:编码要保留必要的扩展空间,在适应未来应用的需要,这个可能和简单性原则相矛盾,重要的是要把握好一个度;

    唯一性原则:这个是编码的最基本的要求,一物一码必须做到;

    可用性原则:编码中一般不用字母“i”和”O”,因为它和数字的1和0可能混乱,造成编码的可用性降低。

    编码的管理

    1、编码规划

    在编码原则是我们提到编码的类别码,一般分为大类中类和小类码,一般控制在三个层次,每个类码不超来两位。后面加上流水码,根据实际需要,预留相应的位数。

    在案例中:业务部门要求除传统的功能分类外,还要将年龄、性别、风格、季节、节日、流行样式等分类维度加入到产品编码。我想问一问,产品编码是什么,是产品信息的全部吗?如果是,只要一个产品编码就够了,还要产品的属性信息干什么?产品编码就是确定产品唯一性的编码,能显示类别信息更好,不能显示也没关系,做到一物一码就行,其它多维度的分类信息放在产品属性里就可以,进行后期的多维分析也不会受到影响。案例中,在产品属性中加上颜色属性,将颜色信息科学统一的编码,便于日后统计分析,产品编码1WD23402-1,最后的-1、-2表示同一款服装有几种颜色款式,不再代表具体颜色。

    2、编码的建立

    编码规划好了,更重要的是用好。有的信息系统有编码管理系统,确定了类别信息后,由系统自动产生编码,保障了类码的准确性和流水码的连贯性。

    编码管理工作最好由专门的机构负责,在建立新编码时一定遵循编码规则进行编制,必须确认物料在系统中是否存在,确认没有才能填加,力争做到一物一码,这个工作只能通过编码管理制度、加强工作人员责任心和增加校核机制来提高质量。

    很多企业存在多套信息管理系统,多套编码规则,不同系统使用不用的编码规则,这是增加企业管理成本、制约企业信息利用、使用效果不突出的重要因素。有条件的企业可以利用信息技术做系统的整合,编码规则统一,编码管理统一,编码和其它基础数据在一个系统产生,多系统共同应用。做不到整合的,确定统一的编码规则,由一个系统产生编码,其它系统直接应用,使物料编码在多系统中都一样或有明确的对应关系,以利于多系统的数据分析和利用。

    3、编码的维护

    一物一码说起来很简单,但真正做到位却是很难,尤其是物料增加频繁的企业。这需要定期对系统中存在的编码进行分析,发现重复编码,即一物多码,必须及时进行合并,并且停用多余的编码;对于一码多物,必须先核实库存,再建立新编码,进行库存的分离。这些操作都很复杂,可能还会造成企业数据分析不准确,对于多系统未整合的操作更加困难,应尽可能加强过程控制,减少这些事件的产生。

    4、编码的修改

    编码的修改应当是编码维护的一个部份,这里将它单独进行说明是突出它的重要性。很多系统不允许编码的修改,因为编码是物料的唯一标识,在信息系统中一旦应用,如采购计划、采购合同、仓存系统等到处都包含了它的信息,一旦修改将丢失数据的对应关系,造成严重的数据问题。

    在实际工作中能找出一堆修改编码的理由,需要与信息系统之间的矛盾难道不可调和吗?当然不是,有的系统,将物料的ID作为物料的唯一标识,与其它业务相关的数据关系全部通过物料ID来对应,物料编码实际上成了物料的一个属性,当然也是不允许重复的,在需要进行编码修改时,修改编码对系统没有任何的影响,这样就将我们“苛刻”的需求完美地实现了。

    物料信息维护必须及时规范

    在案例中,由于原材料上涨,风衣的价格由春季的210元涨到秋季的230元,价格信息是产品属性中重要属性之一,发生变化,必须及时调整,否则就会给企业造成重大的经济损失。

    物料关键信息关系到企业的经营业绩,所以对物料关键信息的管理必须规范,它可能涉用到多个部门的信息勾通,要有规范的流程。信息部门负责信息的维护很重要,但相关部门发现产品属性信息有变化需要调整,通过团队决策调整到多少更加重要。

    回到案例,采购部门最先获知原材料上涨,采购部门通报给财务部门和信息部门,经过测算原材料上涨导致产品价格由210元涨到230元,这时调整产品价格是会出问题的,还要经过市场部门和财务或相关部门分析,产品价格上涨对产品的市场销售影响有多少?同行业的相关产品价格变化如何?原材料在未来近期和长期的价格趋势如何等因素必须都要考虑,考虑了上面的因素我们可能将价格定在220元,以满足产品的市场竞争力;也可能定在240元,以保障近期原材料还要上涨的成本需要,这里有公司产品竞争策略在里面,不是一个信息部门就能决定的事。

    编码管理这个基础性的工作,是漂亮的高楼大厦的基石,同样需要关注,需要有制度的保障、操作的规范和敬业的管理团队,让我们从小处着手,从基础做起,加强勾通,让信息化系统为企业更快更好发展服好务!

    理顺编码为系统插上翅膀(裴丽华 常州依维柯客车有限公司 信息中心主任)

    在信息化已经深入应用到企业各个管理领域的今天,物料编码的作用与重要性已毋庸置疑。在实施信息化的初期,很多企业可能还不会意识到编码对信息系统,以及企业的日常管理会有多么重要的影响。

    当信息化系统真正逐渐取代日常的手工操作,在企业中变得举足轻重时,编码系统的合理性、可操作性、正确性等,决定了信息化系统的成功与否。由此,案例中枫联公司所遇到的问题,就显得很有代表性。

    编码的问题,的确是一个令人头疼的问题。它似乎看起来很简单,只是用一个编码来代表一个物料,就如人名一般,似乎随手可以找来一个。可是,正如现在很多的年轻父母为了给孩子取个名而绞尽脑汁,甚至孩子出生后很久都没有想出合适的名字。

    很多企业在信息化项目已经实施到大半时,编码的规划还没有完全定稿,不是这个部门不予认同,就是那个部门又提出了新的要求。更多的是,在系统实施几年后,以前的物料编码越来越无法适应快速发展的企业需要,问题就会变得日益迫切。

    如何很好地解决编码的问题,首先我们从物料编码的原则来谈起:

    物料编码的原则

    1.唯一性:物料编码是计算机系统对物料的惟一识别代码。它用一组代码来代表一种物料。物料编码必须是惟一的,也就是说,同一种物料只能对应一个编码,同一编码只能代表一个物料,绝不能出现一个物料多个编码,或多个物料的情况。

    这个原则,看起来十分易于做到,对于信息系统而言,它不会接受重复编码。可是,在实际应用过程中,很多的时候我们却无法遵循此原则,或者说,不知道该如何执行这个原则。比如说,有些公司,不同的部门都可以创建新物料编码,这样,很容易就出现同一种物料有不同的物料编码。明明系统中已经有此物料,由于人员的变动,新来的员工不熟悉物料编码系统,然后对于同一物料创建新的编码等。另外,有些公司,对于同种物料,不同的供应商提供,不同的包装单位,会给予不同的物料编码。笔者认为,无此必要,我们可以通过批次控制,通过包装单位转换系数的设置,通过对采购订单的跟踪等实现这些功能,根本无须建立新的物料编码。原则是,对于生产领用是同一种物料,编码也应是唯一。

    2.规则性:编码应当是按照一定的编码原则编制出来的,并配合对描述进行规范,而不是随心所欲,经常更换。它不一定要求一看到编码就知道是哪种物料,但应当做到大概能够识别出该物料是属于哪一类的物料等。

    3.可使用性:编码的长度应在6-20之间,不宜过长,否则既不易识别记忆,又很容易在使用过程中造成不必要的错误。

    4.可扩展性:编码原则的制定应能考虑公司5-10年内物料的变化趋势。并且要对不同的情况留有一定的余地。

    另外,物料编码的制定,还应遵循一些通用性,可读性,效率性,综合性,兼容性等原则。对于不同的公司,有不同的需求,所以物料编码原则的制定,也要根据公司自己的实际情况,编制出切实可行的编码原则。

    笔者在此,通过此案例,加上一些实施经验,来具体谈以下观点:

    把握顺序编码和赋义编码之间的度。

    很多有软件开发背景的信息主管,都会建议给物料一种简单的,无任何意义的流水编码。在他们认为,物料编码只是对物料的一个代码,很多的描述与属性,可以在其他的一些字段中体现出来,所以无须对物料编码给予特别明确的意义。它也许很科学,但不好用。

    从绝大部分的企业管理人员看来,必须对编码赋于一定含义,使得在使用过程中,可以一目了然地知道物料的意义,属性,配置等。

    笔者认为,要在这两者之间把握好度。顺序编码通常不切实际,那么,如何对编码赋义,赋多少义,又是一门学问。

    在案例中,枫联公司由于业务发展的需要,想把年龄、性别、风格、季节、节日、流行样式等分类维度放入到产品编码中,实在是有些可笑,并且毫无意义的。对于这种要求,我们可以仔细分析一下原因,如果是为了便于市场统计分析,那么这些内容完全可以在物料的属性,订单的分类,客户群的划分,订单的时间范围选择等方面来定义。这些分类维度如果加入到产品编码中,不便不利于进行市场分析,还会造成十分的混乱,也不具有可扩展性,可管理性。

    要知道,产品编码只是一个编码,可不是包括了产品所有的属性。有了信息系统,我们可以轻松地从产品编码去得到所有的具体信息。案例中提及的产品吊牌价格的问题,完全与产品编码无关。这只要在产品价格上设立有效时间,冻结原来的价格210元,启用新价230元,就完全可以避免此问题了。

    不能任意更改编码

    在案例中,枫联公司把产品颜色放入编码中。考虑到颜色对于服装公司来说,是一个重要的属性,此想法具有意义。但是,一旦将颜色属性放入编码,所有的物料编码就必须严格遵循这个原则,不应该跟着产品的不同而改变此意义,更不能把流水号和赋义编码混为一谈,这是编码的大忌。所以枫联公司在产品颜色上,才会造成如此的混乱。建议信息主管张杰建立起色卡,编上编码,发至各个相关的部门。比如说,-01是白色,-02是灰白,-99是黑色,这样,既科学又实用,对应唯一,任何人使用都不会出错了。

    集思广义,有所取舍

    编码是个涉及到公司上下各部门的基础数据,涉及到各种管理和经营问题。一个信息部主管是不可能靠一个人的智慧来解决好这个问题的。所以,作为信息主管张杰,应该组织各个部门一起策划全公司的物料编码,集思广义,了解公司的产品类别,了解各部门的管理需求,了解公司今后的发展规划。这样,对这些类别、需求进行分类,分析,拿出编码方案的初稿。然后再把这个初稿发至各个部门再讨论可行性,由此找到一个经过大家认可的方案。

    最后,要妥协,要懂得取舍,好的编码方案应该是简单的,易用的。一味追求大而全,结果预留了太大的空间,但又浪费了太多的资源。千万不要陷入每种规格参数都要一目了然的胡同里,别忘了,我们还有描述,还有物料类别等很多属性可以在信息系统中表现。

    编码的改动与升级

    编码原则一旦规划好,原则上不能再变更,特别是上了信息化系统后,所有的物料编码都已经有历史纪录,无法再删除。对于此案例中枫联公司的情况,公司打算上BI系统,笔者考虑有两个解决方案。

    一是,重新规划编码,完善编码原则,加入新的需求。不过,所有的新的编码只是应用于新的产品。对于老的编码,不去更改。

    二是,对于老的编码中不合理的地方,比如颜色代码的问题,可以考虑移植到新的正确的编码体系。不过此工作很复杂,要考虑纪录两者的转换关系,结转当前的未结订单,转换库存,启用新代码,冻结旧代码等。如何选择,要看数据量的大小,和当前产品对于企业未来发展的重要性的影响。

    总之,编码可以说是没有特别明确的意义。可是,在日常的企业管理中,我们又时时需要它,它是企业中一种现存的资源。对于如何编码是个仁者见仁,智者见智的问题,笔者的观点,但愿能给张杰、给枫联公司和同样有些困惑的企业一些启示和帮助。  

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